Travel

如果您有任何问题，请查看 Travel FAQ 或致电931-221-7373与杰拉尔丁·加纳联系 garnerg@xgcr.net.

本概述旨在为任何指定的365bet员工或小组提供指南 to travel. 请注意，政策和报销率可能会发生变化 并将在《365bet》中更新. 有人需要进一步了解吗？ 资料要看官方 Travel Policy 4:015.

• 谁有权旅行?
• Permission to Travel
• Approval
• Travel Advances
• Corporate Cards
• Transportation
• Lodging
• Meals and Incidentals
• Miscellaneous Expenses
• Claims
• 差旅费报销率表
  • 一般偿还比率
  • 住宿、膳食及杂费
• Travel Forms
  
  • 旅行授权
  • 旅行费用报销表

谁有权旅行?

可批准的旅行，以及可报销费用的旅行，应 限于以下内容:

1. 正确执行官方365bet教育，研究， 或其他机构目标;

2. 出差往返于专业性质的会议，这将会增加 在职雇员对大学的有用性；

3. 未来雇员的差旅费可根据《365bet平台》的规定报销 365bet Travel Policy. 作为新聘教员而产生差旅费的人员应 根据此政策和参考中授权的金额申请报销 policies.

差旅费只允许报销实际发生的费用。 以旅费偿还比率表所示的最高限额为准. 报销单据上所列的所有费用必须附有收据正本 差旅费报销率表. 这条规则的例外是吃饭， 出租车费、过路费及渡轮费，无须收据. 须提供住宿收据 并且必须详细列出房间费用和税金.

 
Permission to Travel

只有当你的目的地在田纳西州，口头许可是足够的 不要求预付款，差旅费也不由补助金支付. An Authorization 如果要求预支旅行的任何部分，则需要提供旅行（TA） （无论在州内或州外），旅行将由补助金资助，或旅行 目的地不在状态.  助教必须在商务办公室存档两周 计划出发前. 

 
Approval

您的旅行批准和旅行报销必须按以下方式获得：

• Faculty and Staff -适当的批准机关；
• Grant Funded Trips -除了上述，助学金资助的旅行也必须得到批准 赠款和赞助项目的经理；
• Out-of-Country Travel -校长及相应的副校长；
• Students -学生的旅行授权，无论目的地如何，必须是 经总统或总统指定人批准.

 
Travel Advances

通常情况下，差旅费应由雇员支付，并可报销 在正确提交旅行索赔后，向员工支付实际费用 expenses. 在这种情况下，可以预支员工的旅行费用 listed below:

1. 永久旅游预支 - See travel policy 详细说明.

2. 临时旅游预支 -当临时旅行被批准时，员工可以收到预付款 向有关部门提出预支要求，包括预估费用 批准权限和被批准. 相当于估计金额的百分之八十的金额 支出将作为预支. 不过，预付款不能少于100美元 be made. 学生在个人授权下旅行或员工旅行 由一名或多名学生负责支付旅行的所有费用 可以预支授权金额的100%吗.

 
Corporate Cards

公司卡是发给指定员工的，由员工亲自发放 向发卡公司负责向公司收取的所有费用 card. 这些卡的申请可以在人力资源部门找到.

 
Transportation

所有的旅行必须通过最直接或最快的路线，任何员工 走间接路线的人必须承担由此产生的任何额外费用.

• 出租车费、过路费和停车费 -发还费用毋须缴交合理的士费、过路费及渡轮费的收据. 8美元的停车费不需要收据.00 and under.

• Mileage -使用网站计算点对点里程 http://tripmaker.randmcnally.com/. 如果你不能上网，你可以向旅行社职员询问里程 information. (Rand McNally TripMaker)

• Vicinity Mileage -行驶里程超过允许的点对点里程被视为邻近 miles. 附近里程应与点对点里程分开显示 旅行费用报销表.

• 私家车 -雇员在办公地点使用私人车辆以方便个人 执行公务、报销公里数将按规定办理 旅费报销表中规定的费率.

• Motor Pool Vehicles -当运输是由机动车辆，通行费，停车，汽油和储存 expenses are allowable. 紧急自付费用，如拖车或紧急情况 维修，将报销，但必须附有适当的收据，以证明 汽车和逐项服务.

• Air Travel -员工的机票复印件或标明价格的行程单 机票必须提交报销机票. Arrangements have been 与某些旅行社签订，直接向大学收取机票费用. 要实现这一点，必须从 营业厅，并在取票前出示给旅行社. 员工的机票或行程复印件必须与旅行索赔一起提交。 即使机票是由大学支付的.

• Vehicle Rental -无论何时，只要比……更经济，就应允许收取汽车租金 替代的交通方式或它是唯一实用的交通方式. 租赁汽车的保险费用不予报销. Whenever possible, 员工应在返回车辆前加油.

 
Lodging

州内和州外的住宿费用，而授权的旅行将 在旅费报销率表上最高可报销. Sales 住宿费用的税可以报销. 在该地点住宿的费用更高 不经特别批准，允许在大会或会议上发言 在大会或会议手册中标明的金额.  大会或会议 说明住宿费用必须包括在旅行索赔内的小册子.

 
Meals and Incidentals

在授权旅行期间的伙食将根据伙食津贴予以报销 旅费报销费率表规定. 每日最高费率包括 固定的伙食费和杂费津贴&I). The M&I rate, or fraction 其费用由旅行者支付，无须列明费用或收据. Incidentals 是否打算包括与旅行有关的杂项费用，如小费 搬运行李，给家里打电话等等.

 
Miscellaneous Expenses

• 个人开支-娱乐、洗衣、代客服务、小费和小费的开支； etc.，属个人开支，超出杂项费用外，概不发还 portion of the M&I rate.

• 注册费-批准会议、大会、研讨会的注册费 meetings, etc.，包括公务宴请及/或午宴的费用； 经有关审批机关事先授权并提供收据的 与旅行索赔一起提交的吗. 注册费如有需要，可预付 连同已批准的旅行授权（请求）提交给商务办公室 预付注册费，并附上注册表格.

• 电话，电报和传真费用-这些费用将允许提供一份声明 提供日期、名称、地点及服务性质 business. 允许因公拨打必要的本地电话.

 
Claims

The standard form for Travel Expense Claims 用于报销费用. 这张表格必须显示费用明细 每天打印或用墨水填写，由员工签名并批准 由适当的批准机构在报销前批准. Signatures on travel 索赔必须是原件. 必须附上有关费用的收据正本 to the form. 差旅费报销的申请不应迟交 旅行结束后30天以上. 在此期间之后提出的索赔必须 包括对延迟的书面解释.

 
差旅费报销率表

州内旅行和州外旅行的最高报销率是相同的 就像美国总务管理局为联邦雇员制定的那样 在美国大陆（CONUS）内.

住宿、膳食及杂费:

CONUS清单包含住宿、膳食和杂费的标准报销率 还有几页的例外. 大多数州外旅行的目的地都在这个范围内 the list of exceptions. CONUS名单可在总务管理局找到 web site: http://www.gsa.gov/portal/category/21287

 
一般补偿比率:

除非涉及过夜旅行，否则不允许报销餐费.

国际旅行-费用计算器
The 旅行费用计算器 帮助您报销您的费用，使用历史汇率的影响 您的收据日期，并集成隐藏的外汇费用.

Travel Forms 

旅行授权 (PDF)

Travel Expense Claims (Excel)